Datenschutzrichtlinie

Datenschutzrichtlinie nach GS-GVO und BSDG

1. Dokumentenhistorie
2. Einleitung
3. Verantwortlichkeit des Vereins und Ansprechpartner
4. Grundlage f√ľr die Verarbeitung personenbezogener Daten im Verein
5. Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Verein
6. Wie verarbeitet der Verein die Daten
7. Löschung und Übertragung personenbezogener Daten
8. Rechte der Mitglieder
9. Aufsichtsbehörde und Beschwerderecht


1. Dokumentenhistorie

Version

Bearbeiter?

Veränderung

Datum

0.1

Koschinski

Erstellung

04.11.2018

1.0

Koschinski

Einf√ľhrung

29.05.2019

2. Einleitung

Mit der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) der EU vom 25.05.2018 wurde der Umgang mit personenbezogenen Daten europaweit einheitlich geregelt und mit dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) der Bundesrepublik Deutschland an offenen Klauseln weiter detailliert.

Beim TTC Langen 1950 werden die personenbezogenen Daten durch den Verein verarbeitet. Dar√ľber hinaus ist der Verein als Mitglied des Landessportbundes Hessen, des Hessischen Tischtennisverbandes und des Hessischen Behindertensportverbandes verpflichtet, personenbezogene Daten dorthin zu √ľbermitteln.

Werden personenbezogene Daten von Mitgliedern / sonstigen Personen verarbeitet (erhoben, verwendet, ver√§ndert, √ľbermittelt, gespeichert und/oder gel√∂scht), so gelten die Vorschriften der vorgenannten Verordnung / Gesetze, nach denen die personenbezogenen Daten zu sch√ľtzen sind.

Zweck dieser Datenschutzrichtlinie ist es, nach innen und außen transparent zu beschreiben, wie im TTC Langen 1950 mit personenbezogenen Daten umgegangen wird.

Im Einzelnen wird beschrieben:

  • Wer f√ľr den Datenschutz verantwortlich ist,
  • Auf welcher Grundlage die personenbezogenen Daten verarbeitet werden,
  • Welche personenbezogene Daten beim TTC Langen 1950 verarbeitet werden,
  • Wie die personenbezogenen Daten verarbeitet werden,
  • Welche Rechte die Mitglieder haben,

Mit dieser  Datenschutzrichtlinie, die von der Mitgliederversammlung am 29. Mai 2019 beschlossen wurde, werden die Mitglieder des Vereins √ľber die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Verein informiert. Der TTC Langen 1950 kommt somit seiner Informationspflicht bei Datenerhebungen nach.

Diese Richtlinie ist Grundlage f√ľr die Einwilligungserkl√§rung der Mitglieder.

3. Verantwortlichkeit des Vereins und Ansprechpartner

Der TTC Langen 1950 e.V. ist auf der Grundlage der DS-GVO und des BDSG verantwortlich f√ľr die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Verein.
Wer beim TTC Langen 1950 welche personenbezogenen Daten verarbeitet, ist im Verarbeitungsverzeichnis festgehalten (siehe Kapitel 5). Auf Grund des Verarbeitungsverzeichnisses sind beim TTC Langen 1950 e.V. im Sinne der DS-GVO und des BDSG weniger als 10 Personen im Verein ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt.

Auf die offizielle Benennung eines Datenschutzbeauftragten wird daher verzichtet.

Somit ist der Vorstand f√ľr die Einhaltung des Datenschutzes nach DS-GVO und BDSG und f√ľr die (Einhaltung der) Datenschutzrichtlinie verantwortlich. Fragen zum Datenschutz sind grunds√§tzlich an den Vorstand des Vereins zu richten.

Ansprechpartner im Vorstand ist …

Gerhard Armer
Magdeburger Str. 5
63225 Langen
06103 / 79660
gerhard-armer@gmx.de

4. Grundlage f√ľr die Verarbeitung personenbezogener Daten im Verein

Die Datenerhebung und Datenverarbeitung bei Vereinen beruht in der Regel auf Art. 6 Abs. 1 DS-GVO, hier insbesondere lit. a) Einwilligung, lit. b) Erf√ľllung eines Vertrages und lit. f) berechtigtes Interesse.

zu lit. b) Vertragsgegenstand ist hierbei die Vereinssatzung des TTC Langen 1950, der sich das Mitglied mit Unterzeichnung der Eintrittserklärung unterworfen hat.

Die Grundlagen f√ľr die Verarbeitung personenbezogener Daten beim TTC Langen 1950 ergeben sich somit aus der Satzung des Vereins, dieser mit der Vereinssatzung mitgeltenden Datenschutzrichtlinie und auf der von den Betroffenen ggf. zus√§tzlich erteilten Einwilligungen.

Der TTC Langen 1950  erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten der Mitglieder und Mitarbeiter zur Erf√ľllung seines Vereinszwecks, um seine Aufgaben umfassend wahrnehmen zu k√∂nnen.

Eine Weitergabe der personenbezogenen Daten erfolgt ausschlie√ülich auf gesetzlicher Grundlage an andere √∂ffentliche Stellen, die diese Daten zur Erf√ľllung ihrer gesetzlichen Aufgaben ben√∂tigen oder an private Personen, die ein berechtigtes Interesse an der Verwendung dieser Daten darlegen.

Dar√ľber hinaus d√ľrfen personenbezogene Daten nur mit Zustimmung/Einwilligung der betreffenden Person verarbeitet werden. Dies gilt im Falle des TTC Langen 1950 f√ľr folgende Zwecke:

  • Weitergabe an andere Mitglieder
  • Anmeldung zu einem Wettkampf (gilt f√ľr Kinder; Erwachsene melden sich in der Regel selbst an)
  • Ver√∂ffentlichung im Internet, z.B. anlassbezogene ausf√ľhrliche Berichte √ľber Mitglieder, sofern keine Berichterstattung √ľber √∂ffentliche Wettk√§mpfe oder √∂ffentliche Veranstaltungen
  • Ver√∂ffentlichung am schwarzen Brett/Intranet, sofern √∂ffentlich; wenn dieses Medium nur Vereinsmitgliedern zug√§nglich ist, dann in der Regel nicht
  • Ver√∂ffentlichung in einem Newsletter
  • Weitergabe zu Werbezwecken und Kollektivversicherungen
  • Pers√∂nliche Gratulation zum Geburtstag, Hochzeitstag, Geburt eines Kindes

In die Geltung dieser Regelungen haben die Mitglieder mit Unterzeichnung der Eintrittserklärung eingewilligt.

5. Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Verein

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten beim TTC Langen beruht auf der von den Betroffenen erteilten Einwilligung und auf der Satzung des Vereins in der Fassung vom 25.05.2016. Den Regelungen der Satzung haben sich die Mitglieder mit ihrem Beitritt in den Verein unterworfen. Auf der Grundlage der Satzung besteht im Verein eine Datenschutzrichtlinie, die die Mitgliederversammlung am 29. Mai 2019 beschlossen hat.

Der TTC Langen erhebt und verarbeitet folgende personenbezogene Daten:

  1. Daten von Mitgliedern f√ľr die Verwaltung, Beitragserhebung, Kontaktaufnahme, Koordinierung des Spiel- und Wettkampfbetriebes
    • Vor- und Nachname (ggf. mit akademischen Grad des Mitgliedes)
    • Adresse (Stra√üe, Postleitzahl, Ort, Land)
    • Geburtsdatum
    • Geschlecht
    • Staatsangeh√∂rigkeit
    • E-Mail-Adresse / Telefonnummer
    • Eintrittsdatum / Austrittsdatum
    • Kontoverbindung
  2. Daten von √úbungsleitern (Trainer) f√ľr die Erf√ľllung der getroffenen Vereinbarungen
  3. Daten von Spendern f√ľr steuerliche Zwecke
  4. Daten von Sponsoren f√ľr steuerliche Zwecke und zur Erf√ľllung von Sponsorenvertr√§gen
  5. Daten zur Meldung an Sportverbände z.B. im Rahmen des Spiel- und Wettkampfbetriebes
  6. Daten von Funktionstr√§gern f√ľr satzungsgem√§√üe Erf√ľllung verschiedener Vereinsaufgaben und f√ľr Ehrungen ehrenamtlicher T√§tigkeiten
  7. Daten und Bilder f√ľr die √Ėffentlichkeitsarbeit des Vereins
  8. G√§ste- und Teilnehmerlisten f√ľr Vereinsveranstaltungen

Wer beim TTC Langen 1950 welche personenbezogenen Daten im Sinne einer st√§ndigen Datenverarbeitung erhebt, verarbeitet, weiter gibt, nutzt und l√∂scht und wie diese personenbezogenen Daten gesch√ľtzt werden, wird nach DS-GVO im Verarbeitungsverzeichnis (Verzeichnis der Verarbeitungst√§tigkeiten) dokumentiert, welches vom Verein vorgehalten und gepflegt wird. Es muss auf Verlangen der Aufsichtsbeh√∂rde (dem Hessischen Beauftragten f√ľr Datenschutz und Informationsfreiheit) zur Verf√ľgung gestellt werden.

Dar√ľber hinaus werden vom Verein an bestimmte Personen im Verein unter bestimmten Bedingungen personenbezogenen Daten herausgegeben, was im Sinne der DSGVO und des BDSG jedoch nicht einer st√§ndigen Erhebung, Verarbeitung und Nutzung entspricht:

  • im Erwachsenenspielbetrieb an die Mannschaftsf√ľhrer 2 x mal j√§hrlich zu Beginn der jeweiligen Hin- oder R√ľckrunde die Daten (Name, Telefonnummer, Mailadresse) aller spielberechtigten Personen, um den verbandsgerechten Spielbetrieb z.B. bei Ausfall einzelner Spieler bei Krankheit, Urlaub und sonstige Abwesenheiten, Vereinbarung von Treffpunkten usw. gew√§hrleisten zu k√∂nnen.
  • In der Jugendabteilung an die Trainer 2 x j√§hrlich die Daten (Name) der im Verein angemeldeten Kinder und Jugendlichen zum Zwecke der √úberpr√ľfung der Anwesenheit der gemeldeten und ggf. nicht angemeldeten Kinder und Jugendlichen.
  • Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es Mitgliederdaten zur Wahrnehmung seiner satzungsgem√§√üen Rechte (z.B. Minderheitenrechte) ben√∂tigt, werden ihm die ben√∂tigten Mitgliederdaten gegen die schriftliche Versicherung ausgeh√§ndigt, dass Namen, Adressen und sonstige Daten nicht zu anderen Zwecken Verwendung finden.

Die alten Daten werden jeweils mit Übergabe der neuen Daten bzw. mit Einstellung der jeweiligen Funktion gelöscht.

5.1. Gäste- / Teilnehmerlisten

G√§ste- und Teilnehmerlisten werden anlassbezogen und ggf. je Veranstaltung auch von verschiedenen Personen erstellt. Die mit der Organisation des Veranstaltung beauftragte(n) Person(en), in der Regel der Festausschuss, bekommen zur Organisation der Veranstaltung in der Regel einen aktuellen Auszug der Mitgliederliste (Name, Mailadresse), um die  Veranstaltung planen zu k√∂nnen (Zu- & Absage einzelner Mitglieder, Anzahl der Teilnehmer, Unterst√ľtzungst√§tigkeiten bei der Veranstaltung und ggf. weitere Informationen).

Diese personenbezogenen Daten werden nur f√ľr die jeweilige Veranstaltung erhoben und nach der Veranstaltung vom jeweiligen Organisator gel√∂scht.

5.2 Print- & Telemedien / Homepage des Vereins / vereinseigene Schaukästen

Im Zusammenhang mit seinem Sportbetrieb sowie sonstigen satzungsgem√§√üen Veranstaltungen ver√∂ffentlicht der Verein personenbezogene Daten und Fotos seiner Mitglieder auf seiner Homepage (www.ttc-langen.de) sowie seinen vereinseigenen Schauk√§sten und √ľbermittelt Daten und Fotos zur Ver√∂ffentlichung an Print- und Telemedien sowie elektronische Medien. Dies betrifft auch Start- und Teilnehmerlisten, Mannschaftsaufstellungen, Ergebnisse, Wahlergebnisse sowie bei sportlichen oder sonstigen Versammlungen anwesende Vorstandsmitglieder und sonstige Funktion√§re.

Die Ver√∂ffentlichung/√úbermittlung von Daten beschr√§nkt sich hierbei auf Name, Vereinszugeh√∂rigkeit, Funktion im Verein und ‚Äď soweit aus sportlichen Gr√ľnden (z.B. Einteilung in Wettkampfklassen) erforderlich ‚Äď Alter oder Geburtsjahrgang.

Auf seiner Homepage sowie seinen vereinseigenen Schauk√§sten kann der Verein auch √ľber Ehrungen und ggf. besondere Geburtstage seiner Mitglieder berichten. Hierbei werden Fotos von Mitgliedern und folgende personenbezogene Mitgliederdaten ver√∂ffentlicht:

  • Name,
  • Vereinszugeh√∂rigkeit und deren Dauer,
  • Funktion im Verein und ‚Äď soweit erforderlich ‚Äď Alter, Geburtsjahrgang oder Geburtstag.

Berichte √ľber Ehrungen nebst Fotos darf der Verein ‚Äď unter Meldung von Name, Funktion im Verein, Vereinszugeh√∂rigkeit und deren Dauer ‚Äď auch an andere Print- und Telemedien sowie elektronische Medien √ľbermitteln.

Im Hinblick auf Ehrungen und Geburtstage kann das einzelne Mitglied jederzeit gegen√ľber dem Vorstand der Ver√∂ffentlichung/√úbermittlung von Einzelfotos sowie seiner personenbezogenen Daten allgemein oder f√ľr einzelne Ereignisse widersprechen. Der Verein informiert das Mitglied rechtzeitig √ľber eine beabsichtigte Ver√∂ffentlichung/√úbermittlung in diesem Bereich und teilt hierbei auch mit, bis zu welchem Zeitpunkt ein Widerspruch erfolgen kann. Wird der Widerspruch fristgem√§√ü ausge√ľbt, unterbleibt die Ver√∂ffentlichung/√úbermittlung. Anderenfalls entfernt der Verein Daten und Einzelfotos des widersprechenden Mitglieds von seiner Homepage sowie seinen vereinseigenen Schauk√§sten und verzichtet auf k√ľnftige Ver√∂ffentlichungen / √úbermittlungen.

5.3 Mannschaftsf√ľhrer

Im Rahmen des Wettkampfbetriebes (Mannschaftswettbewerb) des Hessischen Tischtennis Verbandes (HTTV) m√ľssen Mannschaften und Mannschaftsf√ľhrer gemeldet werden. Der Wettkampfbetrieb wird auf dem Internetauftritt des Hessischen Tischtennis Verbandes https://www.httv.de/click-tt transparent ver√∂ffentlicht. Von den Mannschaftsf√ľhrern werden Name, Rufnummer und Mailadresse √ľbermittelt und auf der o.a. Internetpr√§sens ver√∂ffentlicht. Die gleichen Daten werden auch auf der Homepage des Vereins ver√∂ffentlicht.

6. Wie verarbeitet der Verein die Daten

Die personenbezogenen Daten der Mitglieder und Mitarbeiter des Vereins werden in Tabellen gespeichert. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der Daten sind im Verarbeitungsverzeichnis beschrieben.

 

7. Löschung und Übertragung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten der Mitglieder und Mitarbeiter m√ľssen durch den Verein solange gespeichert werden, wie sie f√ľr die Erf√ľllung gesetzlicher Pflichten erforderlich sind. Sofern keine besonderen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen, werden die Daten gel√∂scht, sobald sie f√ľr den Zweck ihrer Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind.

Wenn ein Mitglied zu einem anderen Verein wechselt, k√∂nnen die Daten auf Antrag des Mitglieds dorthin √ľbertragen werden.

8. Rechte der Mitglieder

Mitglieder haben nach der DS-GVO, Art. 15 ‚Äď 18 und 21 und BDSG, ¬ß34 und ¬ß35 verschiedene Rechte gegen√ľber dem Verein.

So haben Mitglieder u.a. das Recht, der Verwendung ihrer Daten zum Zweck der Aus√ľbung der Aufgaben des Vereins jederzeit zu widersprechen.

Zudem sind Mitglieder berechtigt, Auskunft der beim Verein gespeicherten personenbezogenen Daten zu beantragen sowie bei Unrichtigkeit der Daten die Berichtigung oder bei unzulässiger Datenspeicherung die Sperrung oder Löschung der Daten zu fordern.

Anfragen von Mitgliedern werden vom Verein grundsätzlich innerhalb eines Monats beantwortet.

9. Aufsichtsbehörde und Beschwerderecht

Sollten Bedenken von Mitgliedern nicht ausger√§umt werden k√∂nnen oder hat ein Mitglied die Vermutung hat, dass es bei der Erhebung, Speicherung und Verarbeitung seiner Daten in seinen Pers√∂nlichkeitsrechten verletzt wird, hat es einen Anspruch auf die Unterst√ľtzung durch die zust√§ndige Aufsichtsbeh√∂rde. Diese untersucht den gegebenen Umstand, kl√§rt den Betroffenen √ľber die Rechtslage auf und setzt sich gegebenenfalls f√ľr die Durchsetzung der Rechte des Betroffenen bei der verarbeitenden Stelle ein. Zust√§ndig ist die Beh√∂rde des Bundeslandes, in dem der Verein registriert ist. Die f√ľr den TTC Langen 1950 zust√§ndige Beh√∂rde ist der Hessische Beauftragte f√ľr Datenschutz und Informationsfreiheit:

Der Hessische Beauftragte f√ľr Datenschutz und Informationsfreiheit

Adresse: Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden
Postadresse: Postfach 3163, 65021 Wiesbaden 

Telefon: +49 611 1408 – 0
Telefax: +49 611 1408 ‚Äď 611 

E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de
Internet: http://www.datenschutz.hessen.de

Dort kann auch Beschwerde gegen den Verein eingereicht werden.

9.1 Datenschutzverletzungen

Werden dem Verantwortlichen relevante Datenschutzverletzungen, die gegen gesetzliche und satzungsgemäße Bestimmungen verstoßen bzw. die Bestimmungen dieser Datenschutzrichtlinie verletzen, bekannt, so sind diese innerhalb von 3 Werktagen der zuständigen Aufsichtsbehörde zu melden.