Datenschutzrichtlinie

Datenschutzrichtlinie nach GS-GVO und BSDG

1. Dokumentenhistorie
2. Einleitung
3. Verantwortlichkeit des Vereins und Ansprechpartner
4. Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Verein
5. Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Verein
6. Wie verarbeitet der Verein die Daten
7. Löschung und Übertragung personenbezogener Daten
8. Rechte der Mitglieder
9. Aufsichtsbehörde und Beschwerderecht


1. Dokumentenhistorie

Version

Bearbeiter?

Veränderung

Datum

0.1

Koschinski

Erstellung

04.11.2018

1.0

Koschinski

Einführung

29.05.2019

2. Einleitung

Mit der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) der EU vom 25.05.2018 wurde der Umgang mit personenbezogenen Daten europaweit einheitlich geregelt und mit dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) der Bundesrepublik Deutschland an offenen Klauseln weiter detailliert.

Beim TTC Langen 1950 werden die personenbezogenen Daten durch den Verein verarbeitet. Darüber hinaus ist der Verein als Mitglied des Landessportbundes Hessen, des Hessischen Tischtennisverbandes und des Hessischen Behindertensportverbandes verpflichtet, personenbezogene Daten dorthin zu übermitteln.

Werden personenbezogene Daten von Mitgliedern / sonstigen Personen verarbeitet (erhoben, verwendet, verändert, übermittelt, gespeichert und/oder gelöscht), so gelten die Vorschriften der vorgenannten Verordnung / Gesetze, nach denen die personenbezogenen Daten zu schützen sind.

Zweck dieser Datenschutzrichtlinie ist es, nach innen und außen transparent zu beschreiben, wie im TTC Langen 1950 mit personenbezogenen Daten umgegangen wird.

Im Einzelnen wird beschrieben:

  • Wer für den Datenschutz verantwortlich ist,
  • Auf welcher Grundlage die personenbezogenen Daten verarbeitet werden,
  • Welche personenbezogene Daten beim TTC Langen 1950 verarbeitet werden,
  • Wie die personenbezogenen Daten verarbeitet werden,
  • Welche Rechte die Mitglieder haben,

Mit dieser  Datenschutzrichtlinie, die von der Mitgliederversammlung am 29. Mai 2019 beschlossen wurde, werden die Mitglieder des Vereins über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Verein informiert. Der TTC Langen 1950 kommt somit seiner Informationspflicht bei Datenerhebungen nach.

Diese Richtlinie ist Grundlage für die Einwilligungserklärung der Mitglieder.

3. Verantwortlichkeit des Vereins und Ansprechpartner

Der TTC Langen 1950 e.V. ist auf der Grundlage der DS-GVO und des BDSG verantwortlich für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Verein.
Wer beim TTC Langen 1950 welche personenbezogenen Daten verarbeitet, ist im Verarbeitungsverzeichnis festgehalten (siehe Kapitel 5). Auf Grund des Verarbeitungsverzeichnisses sind beim TTC Langen 1950 e.V. im Sinne der DS-GVO und des BDSG weniger als 10 Personen im Verein ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt.

Auf die offizielle Benennung eines Datenschutzbeauftragten wird daher verzichtet.

Somit ist der Vorstand für die Einhaltung des Datenschutzes nach DS-GVO und BDSG und für die (Einhaltung der) Datenschutzrichtlinie verantwortlich. Fragen zum Datenschutz sind grundsätzlich an den Vorstand des Vereins zu richten.

Ansprechpartner im Vorstand ist …

Gerhard Armer
Magdeburger Str. 5
63225 Langen
06103 / 79660
gerhard-armer@gmx.de

4. Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Verein

Die Datenerhebung und Datenverarbeitung bei Vereinen beruht in der Regel auf Art. 6 Abs. 1 DS-GVO, hier insbesondere lit. a) Einwilligung, lit. b) Erfüllung eines Vertrages und lit. f) berechtigtes Interesse.

zu lit. b) Vertragsgegenstand ist hierbei die Vereinssatzung des TTC Langen 1950, der sich das Mitglied mit Unterzeichnung der Eintrittserklärung unterworfen hat.

Die Grundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten beim TTC Langen 1950 ergeben sich somit aus der Satzung des Vereins, dieser mit der Vereinssatzung mitgeltenden Datenschutzrichtlinie und auf der von den Betroffenen ggf. zusätzlich erteilten Einwilligungen.

Der TTC Langen 1950  erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten der Mitglieder und Mitarbeiter zur Erfüllung seines Vereinszwecks, um seine Aufgaben umfassend wahrnehmen zu können.

Eine Weitergabe der personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich auf gesetzlicher Grundlage an andere öffentliche Stellen, die diese Daten zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben benötigen oder an private Personen, die ein berechtigtes Interesse an der Verwendung dieser Daten darlegen.

Darüber hinaus dürfen personenbezogene Daten nur mit Zustimmung/Einwilligung der betreffenden Person verarbeitet werden. Dies gilt im Falle des TTC Langen 1950 für folgende Zwecke:

  • Weitergabe an andere Mitglieder
  • Anmeldung zu einem Wettkampf (gilt für Kinder; Erwachsene melden sich in der Regel selbst an)
  • Veröffentlichung im Internet, z.B. anlassbezogene ausführliche Berichte über Mitglieder, sofern keine Berichterstattung über öffentliche Wettkämpfe oder öffentliche Veranstaltungen
  • Veröffentlichung am schwarzen Brett/Intranet, sofern öffentlich; wenn dieses Medium nur Vereinsmitgliedern zugänglich ist, dann in der Regel nicht
  • Veröffentlichung in einem Newsletter
  • Weitergabe zu Werbezwecken und Kollektivversicherungen
  • Persönliche Gratulation zum Geburtstag, Hochzeitstag, Geburt eines Kindes

In die Geltung dieser Regelungen haben die Mitglieder mit Unterzeichnung der Eintrittserklärung eingewilligt.

5. Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Verein

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten beim TTC Langen beruht auf der von den Betroffenen erteilten Einwilligung und auf der Satzung des Vereins in der Fassung vom 25.05.2016. Den Regelungen der Satzung haben sich die Mitglieder mit ihrem Beitritt in den Verein unterworfen. Auf der Grundlage der Satzung besteht im Verein eine Datenschutzrichtlinie, die die Mitgliederversammlung am 29. Mai 2019 beschlossen hat.

Der TTC Langen erhebt und verarbeitet folgende personenbezogene Daten:

  1. Daten von Mitgliedern für die Verwaltung, Beitragserhebung, Kontaktaufnahme, Koordinierung des Spiel- und Wettkampfbetriebes
    • Vor- und Nachname (ggf. mit akademischen Grad des Mitgliedes)
    • Adresse (Straße, Postleitzahl, Ort, Land)
    • Geburtsdatum
    • Geschlecht
    • Staatsangehörigkeit
    • E-Mail-Adresse / Telefonnummer
    • Eintrittsdatum / Austrittsdatum
    • Kontoverbindung
  2. Daten von Übungsleitern (Trainer) für die Erfüllung der getroffenen Vereinbarungen
  3. Daten von Spendern für steuerliche Zwecke
  4. Daten von Sponsoren für steuerliche Zwecke und zur Erfüllung von Sponsorenverträgen
  5. Daten zur Meldung an Sportverbände z.B. im Rahmen des Spiel- und Wettkampfbetriebes
  6. Daten von Funktionsträgern für satzungsgemäße Erfüllung verschiedener Vereinsaufgaben und für Ehrungen ehrenamtlicher Tätigkeiten
  7. Daten und Bilder für die Öffentlichkeitsarbeit des Vereins
  8. Gäste- und Teilnehmerlisten für Vereinsveranstaltungen

Wer beim TTC Langen 1950 welche personenbezogenen Daten im Sinne einer ständigen Datenverarbeitung erhebt, verarbeitet, weiter gibt, nutzt und löscht und wie diese personenbezogenen Daten geschützt werden, wird nach DS-GVO im Verarbeitungsverzeichnis (Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten) dokumentiert, welches vom Verein vorgehalten und gepflegt wird. Es muss auf Verlangen der Aufsichtsbehörde (dem Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit) zur Verfügung gestellt werden.

Darüber hinaus werden vom Verein an bestimmte Personen im Verein unter bestimmten Bedingungen personenbezogenen Daten herausgegeben, was im Sinne der DSGVO und des BDSG jedoch nicht einer ständigen Erhebung, Verarbeitung und Nutzung entspricht:

  • im Erwachsenenspielbetrieb an die Mannschaftsführer 2 x mal jährlich zu Beginn der jeweiligen Hin- oder Rückrunde die Daten (Name, Telefonnummer, Mailadresse) aller spielberechtigten Personen, um den verbandsgerechten Spielbetrieb z.B. bei Ausfall einzelner Spieler bei Krankheit, Urlaub und sonstige Abwesenheiten, Vereinbarung von Treffpunkten usw. gewährleisten zu können.
  • In der Jugendabteilung an die Trainer 2 x jährlich die Daten (Name) der im Verein angemeldeten Kinder und Jugendlichen zum Zwecke der Überprüfung der Anwesenheit der gemeldeten und ggf. nicht angemeldeten Kinder und Jugendlichen.
  • Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es Mitgliederdaten zur Wahrnehmung seiner satzungsgemäßen Rechte (z.B. Minderheitenrechte) benötigt, werden ihm die benötigten Mitgliederdaten gegen die schriftliche Versicherung ausgehändigt, dass Namen, Adressen und sonstige Daten nicht zu anderen Zwecken Verwendung finden.

Die alten Daten werden jeweils mit Übergabe der neuen Daten bzw. mit Einstellung der jeweiligen Funktion gelöscht.

5.1. Gäste- / Teilnehmerlisten

Gäste- und Teilnehmerlisten werden anlassbezogen und ggf. je Veranstaltung auch von verschiedenen Personen erstellt. Die mit der Organisation des Veranstaltung beauftragte(n) Person(en), in der Regel der Festausschuss, bekommen zur Organisation der Veranstaltung in der Regel einen aktuellen Auszug der Mitgliederliste (Name, Mailadresse), um die  Veranstaltung planen zu können (Zu- & Absage einzelner Mitglieder, Anzahl der Teilnehmer, Unterstützungstätigkeiten bei der Veranstaltung und ggf. weitere Informationen).

Diese personenbezogenen Daten werden nur für die jeweilige Veranstaltung erhoben und nach der Veranstaltung vom jeweiligen Organisator gelöscht.

5.2 Print- & Telemedien / Homepage des Vereins / vereinseigene Schaukästen

Im Zusammenhang mit seinem Sportbetrieb sowie sonstigen satzungsgemäßen Veranstaltungen veröffentlicht der Verein personenbezogene Daten und Fotos seiner Mitglieder auf seiner Homepage (www.ttc-langen.de) sowie seinen vereinseigenen Schaukästen und übermittelt Daten und Fotos zur Veröffentlichung an Print- und Telemedien sowie elektronische Medien. Dies betrifft auch Start- und Teilnehmerlisten, Mannschaftsaufstellungen, Ergebnisse, Wahlergebnisse sowie bei sportlichen oder sonstigen Versammlungen anwesende Vorstandsmitglieder und sonstige Funktionäre.

Die Veröffentlichung/Übermittlung von Daten beschränkt sich hierbei auf Name, Vereinszugehörigkeit, Funktion im Verein und – soweit aus sportlichen Gründen (z.B. Einteilung in Wettkampfklassen) erforderlich – Alter oder Geburtsjahrgang.

Auf seiner Homepage sowie seinen vereinseigenen Schaukästen kann der Verein auch über Ehrungen und ggf. besondere Geburtstage seiner Mitglieder berichten. Hierbei werden Fotos von Mitgliedern und folgende personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht:

  • Name,
  • Vereinszugehörigkeit und deren Dauer,
  • Funktion im Verein und – soweit erforderlich – Alter, Geburtsjahrgang oder Geburtstag.

Berichte über Ehrungen nebst Fotos darf der Verein – unter Meldung von Name, Funktion im Verein, Vereinszugehörigkeit und deren Dauer – auch an andere Print- und Telemedien sowie elektronische Medien übermitteln.

Im Hinblick auf Ehrungen und Geburtstage kann das einzelne Mitglied jederzeit gegenüber dem Vorstand der Veröffentlichung/Übermittlung von Einzelfotos sowie seiner personenbezogenen Daten allgemein oder für einzelne Ereignisse widersprechen. Der Verein informiert das Mitglied rechtzeitig über eine beabsichtigte Veröffentlichung/Übermittlung in diesem Bereich und teilt hierbei auch mit, bis zu welchem Zeitpunkt ein Widerspruch erfolgen kann. Wird der Widerspruch fristgemäß ausgeübt, unterbleibt die Veröffentlichung/Übermittlung. Anderenfalls entfernt der Verein Daten und Einzelfotos des widersprechenden Mitglieds von seiner Homepage sowie seinen vereinseigenen Schaukästen und verzichtet auf künftige Veröffentlichungen / Übermittlungen.

5.3 Mannschaftsführer

Im Rahmen des Wettkampfbetriebes (Mannschaftswettbewerb) des Hessischen Tischtennis Verbandes (HTTV) müssen Mannschaften und Mannschaftsführer gemeldet werden. Der Wettkampfbetrieb wird auf dem Internetauftritt des Hessischen Tischtennis Verbandes https://www.httv.de/click-tt transparent veröffentlicht. Von den Mannschaftsführern werden Name, Rufnummer und Mailadresse übermittelt und auf der o.a. Internetpräsens veröffentlicht. Die gleichen Daten werden auch auf der Homepage des Vereins veröffentlicht.

6. Wie verarbeitet der Verein die Daten

Die personenbezogenen Daten der Mitglieder und Mitarbeiter des Vereins werden in Tabellen gespeichert. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der Daten sind im Verarbeitungsverzeichnis beschrieben.

 

7. Löschung und Übertragung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten der Mitglieder und Mitarbeiter müssen durch den Verein solange gespeichert werden, wie sie für die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich sind. Sofern keine besonderen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen, werden die Daten gelöscht, sobald sie für den Zweck ihrer Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind.

Wenn ein Mitglied zu einem anderen Verein wechselt, können die Daten auf Antrag des Mitglieds dorthin übertragen werden.

8. Rechte der Mitglieder

Mitglieder haben nach der DS-GVO, Art. 15 – 18 und 21 und BDSG, §34 und §35 verschiedene Rechte gegenüber dem Verein.

So haben Mitglieder u.a. das Recht, der Verwendung ihrer Daten zum Zweck der Ausübung der Aufgaben des Vereins jederzeit zu widersprechen.

Zudem sind Mitglieder berechtigt, Auskunft der beim Verein gespeicherten personenbezogenen Daten zu beantragen sowie bei Unrichtigkeit der Daten die Berichtigung oder bei unzulässiger Datenspeicherung die Sperrung oder Löschung der Daten zu fordern.

Anfragen von Mitgliedern werden vom Verein grundsätzlich innerhalb eines Monats beantwortet.

9. Aufsichtsbehörde und Beschwerderecht

Sollten Bedenken von Mitgliedern nicht ausgeräumt werden können oder hat ein Mitglied die Vermutung hat, dass es bei der Erhebung, Speicherung und Verarbeitung seiner Daten in seinen Persönlichkeitsrechten verletzt wird, hat es einen Anspruch auf die Unterstützung durch die zuständige Aufsichtsbehörde. Diese untersucht den gegebenen Umstand, klärt den Betroffenen über die Rechtslage auf und setzt sich gegebenenfalls für die Durchsetzung der Rechte des Betroffenen bei der verarbeitenden Stelle ein. Zuständig ist die Behörde des Bundeslandes, in dem der Verein registriert ist. Die für den TTC Langen 1950 zuständige Behörde ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Adresse: Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden
Postadresse: Postfach 3163, 65021 Wiesbaden 

Telefon: +49 611 1408 – 0
Telefax: +49 611 1408 – 611 

E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de
Internet: http://www.datenschutz.hessen.de

Dort kann auch Beschwerde gegen den Verein eingereicht werden.

9.1 Datenschutzverletzungen

Werden dem Verantwortlichen relevante Datenschutzverletzungen, die gegen gesetzliche und satzungsgemäße Bestimmungen verstoßen bzw. die Bestimmungen dieser Datenschutzrichtlinie verletzen, bekannt, so sind diese innerhalb von 3 Werktagen der zuständigen Aufsichtsbehörde zu melden.